年末調整の生命保険料控除証明書!旧姓のままでも大丈夫?

 

『あッ!まずい!生命保険料控除証明書が旧姓のまま…』

 

明日の書類の締めきりに間に合うように年末調整の書類を書き始めたときに…生命保険の控除証明書が旧姓のままになっていることに気がついた…!

 

これは、ほんとうに焦ってしまいますよね。

 

そこで、

 

  • このままだと年末調整は受けられないの?
  • それとも、控除証明書が旧姓のままでも年末調整は受けることはできる?
  • 姓が変わっていることがわかる証明書のようなものが、必要になる?

 

など、年末調整のときに申告書と一緒に提出する生命保険の保険料控除証明書が旧姓のままになっている場合に、どうすればいいかについてまとめてみました。

 

旧姓のままの証明書でも年末調整は受けられる

 

結婚して姓が変わったけれど、控除証明書が旧姓のままだった…という場合でも、その控除証明書で年末調整を受けることが出来ます。

 

会社に提出された年末調整の書類や保険料の控除証明書は、会社から税務署に提出するわけではありません。

 

個人ごとの年末調整の処理が終わった後は、全員の分の書類をまとめて会社で、一定の年数保管することになっているのです。

 

申告の内容や控除証明書が間違いないかどうかは、税務署ではなく総務や経理など年末調整の担当者が確認をします。

 

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控除証明書が旧姓のままでも、年末調整の担当者が本人のものであると確認できれば、その証明書で年末調整をしてくれるのです。

 

書類を税務署に提出しませんが、会社の担当者は提出された書類や控除証明書に「間違いがない」ことを確認する責任があります。

 

自分で勝手に判断して提出したら受け付けてもらえなかったということのないように、提出する前にもう一度確認するようにしましょう。

 

旧姓の控除証明書を提出する方法

 

旧姓の控除証明書を提出して年末調整を受けるには、いくつかの方法が考えられます。

  • 控除証明書だけをそのまま提出
  • 改姓がわかる証明書を一緒に提出
  • 後から、控除証明書を取り直す

などです。

 

そのまま提出する

 

結婚、入籍したときに、すでに社内で総務などに改姓の届出をしてある場合、会社の方でも「姓がかわった」ことはわかっています。

 

こういう場合には、あらためて証明の書類提出しなくても年末調整してもらえます。

 

また、加入している保険会社が団体割引の取り扱いになっていて、保険料が給与天引きされている場合も、間違いなく本人であることがわかります。

 

念のため、控除証明書か申告用紙の欄外に「○月△日婚姻のため改姓」などと、赤いペンなどで書いておくと、丁寧でわかりやすいでしょう。

 

戸籍抄本や住民票、免許証などを提示する

 

結婚して入籍した後に勤め始めた場合は、控除証明書の旧姓が本人のものかどうか担当者が確認できません。

 

また会社によっては、社内の諸届とは別に、控除証明書の旧姓が本人のものであることがわかる証明書などを、提出、提示する決まりになっている場合もあります。

 

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このような場合には、改姓したことがわかる戸籍抄本や住民票、裏面の記載がある運転免許証などを、原本やコピーで提出、提示することになります。

 

とりあえず提出して改正後の控除証明書を取り直す

 

国税庁から出されている年末調整の手引きで「控除証明書を翌年1月末までに提出するという条件で、証明書がなくても受けつけてよい」ことになっています。

 

「保険料控除申告書の受理と内容の確認」

(前略)
保険料を支払ったことの証明書類を保険料控除申告書に添付して提出又は提示する必要があります。
 この場合の証明書類については、次のように取り扱われます。

(1)証明書類の交付を請求中などのため、証明書類が確認できない場合でも、翌年1月末日までに提出又は提示することを条件として生命保険料の控除をしたところで年末調整を行ってもよいことになっています。

国税庁「平成29年分 年末調整のしかた」より

参考 国税庁ホームページ国税庁

 

ただ実際には…その人の分だけ証明書を待つことは、よけいな事務処理が増えて全体の年末調整が遅れるなどの理由で受け付けてもらえないことがあります。

 

いくら1月末まで提出が可能といっても、保険料控除の申告書に何の記入もなく証明書もなければ、担当者も処理のしようがありません。

 

保険の内容や保険料の金額は間違いがなく、証明書の名前だけが旧姓であるということが確認できれば、担当者としても処理しやすいでしょう。

 

そこで、担当者に事情を説明した上で…

  • 加入している保険の内容や保険料などは、旧姓の控除証明書の内容を間違いないように申告書に記入しておく。
  • とりあえず、旧姓で発行された控除証明書を添付して申告書を提出する。
  • 保険会社に連絡して、改姓の手続きをして控除証明書の再発行してもらう。
  • 後日、届き次第、すぐに新しい苗字の控除証明書を提出する。
  • という流れで、

     

    新しい姓に変更になった控除証明書は、すぐに提出できるように取り直しておくことを伝えて、旧姓のままで年末調整を受け付けてもらえるように依頼してみましょう。

     

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    このように旧姓の控除証明書でも、年末調整を受けることが出来ます。

     

    ただし証明書を提出するか提示だけでよいかなど含め、年末調整の事務処理はそれぞれのケース、会社の規定などによっても違うので事前に確認をするようにしましょう。

     

    間に合わないときは確定申告を

     

    旧姓の控除証明書だけでは年末調整の書類を受け付けてもらえなかったけれど、証明書を再発行してもらうには時間がない…。

     

    改姓がわかる証明書を準備しようとしたけれど、年末調整の締め切りまでに間に合わなかった…。

     

    このような場合には、確定申告で生命保険料控除の申告をすることになります。

     

    確定申告する場合は…

    • 生命保険料控除を確定申告する場合は、翌年の年明けからになります。

     

    • 年末調整が終わって会社で発行される源泉徴収票と、保険料控除証明書を提出します。

     

    • 確定申告までは時間に余裕があるので、保険会社に連絡して「改姓の手続き」控除証明書の再発行を依頼しておきましょう。

     

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    また税務署では会社の場合と違って、結婚等で姓が変わっていることはわかりません。

     

    もしも旧姓の控除証明書で確定申告をする場合は、戸籍抄本、住民票、運転免許証など、改姓がわかるものを提出、提示することが必要なので注意しましょう。

     

    保険関係の改姓手続きを忘れずに

     

    旧姓のままの控除証明書で年末調整を受け付けてもらえた場合も含めて、生命保険の契約の改姓の手続きは忘れないうちにしてきましょう。

     

    旧姓のままでも、保険の効力などには変わりはないので、保険金が払われないとか、契約が無効になるというようなことはありません。

     

    ただし、いざ保険金や給付金を受け取る、解約をするというような場合に、改姓のための余分な書類が必要になり手間がかかります。

     

    そして何よりも、何年たっても旧姓のままの控除証明書を提出していると、「この人なんだろう?」と思われていたりして…ちょっと恥ずかしいですよね。

     

    銀行口座から引き落としになっているもの以外にも、クレジットカード払いなど、意外と入していることを忘れている保険もあるものです。

     

    そういったものも含め、あらためて加入している保険をチェックして漏れの無いように改正の手続きを済ませましょう。

     

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